Was sind zweifelhafte Forderungen und wie kann man sie minimieren?
Was du lernen wirst:
- Erfahre, wie wichtig es ist, zweifelhafte Forderungen zu erkennen und wie sie entstehen.
- Verstehe die verschiedenen Möglichkeiten, wie zweifelhafte Forderungen deinen Inkassoprozess beeinflussen.
- Entdecke die Methoden, um zweifelhafte Forderungen vorherzusagen und sie zu beseitigen.
Stell dir vor, du bist ein Inkassounternehmen und stößt auf eine Forderung, von der du weißt, dass es wahrscheinlich uneinbringlich wird. Aber es ist keine uneinbringliche Forderungen geworden, was bedeutet, dass du sie nicht als solches abschreiben kannst. Was wirst du in einem solchen Fall tun? Gibt es eine Möglichkeit, das Auftreten unvorhersehbarer Forderungsausfälle vorherzusagen oder zu verhindern? Wenn du weiterhin Waren oder Dienstleistungen für solche Kunden anbietest, ist es möglich, dass dein Inkassoverfahren fehlerhaft ist. In diesem Blog geht es darum, zu verstehen, was die Ursachen für zweifelhafte Forderungen sind und wie sie sich auf dein Inkassoverfahren auswirken können. Außerdem werden wir uns einige Abhilfemaßnahmen ansehen, mit denen du die Anzahl der zweifelhaften Forderungen in deinem Debitorenmanagement-Prozess prognostizieren und minimieren kannst.
Was sind zweifelhafte Forderungen?
Eine zweifelhafte Forderung ist eine Forderung, bei der du nicht sicher bist, ob du die Zahlung erhälst. Mit anderen Worten: Es handelt sich um eine Forderung, die du möglicherweise abschreiben und deren Verluste du tragen musst.
Unternehmen haben aus verschiedenen Gründen zweifelhafte Forderungen, zum Beispiel:
- Unbefriedigender Service: Ein Kunde, der mit dem Standard deiner Produkte, Dienstleistungen oder Lieferungen unzufrieden ist, könnte einen Streit darüber vom Zaun brechen und beschließen, die Zahlung zurückzuhalten, bis die Angelegenheit geklärt ist.
- Finanzielle Krise: Ein Kunde könnte in eine finanzielle Notlage geraten und Insolvenz oder Konkurs anmelden.
Wie wirken sich zweifelhafte Forderungen auf dein Inkasso aus?
Die Zahl der zweifelhaften Forderungen mag zwar viel geringer sein als die der uneinbringlichen Forderungen, aber sie als unwesentlich zu behandeln, wirkt sich negativ auf dein Geschäft aus.
Zweifelhafte Forderungen, die sich zu uneinbringlichen Forderungen entwickeln können, beeinträchtigen die Cashflow-Grundlage deines Unternehmens. Dies wiederum wirkt sich auf deine Rentabilität aus und führt u.a. zu Verzögerungen bei Investitionsplänen. Wenn dein Unternehmen zweifelhafte Forderungen ständig ignoriert, kann das sogar schlimme Folgen haben.
Wie erkennt man zweifelhafte Forderungen?
Es ist wichtig zu analysieren, welche zweifelhafte Forderung zu einer uneinbringlichen Forderung wird. Schauen wir uns einige Möglichkeiten an, dies zu tun:
1. Analyse historischer Daten
Dabei werden deine bisherigen Forderungsstatistiken analysiert, um einen Prozentsatz für zweifelhafte Forderungen zu ermitteln.
Angenommen, du hast in einer bestimmten Abrechnungsperiode 200.000$ an Forderungen, verlierst aber 10.000$ durch zweifelhafte Forderungen; dann könntest du die Wertberichtigung für die zweifelhaften Forderungen auf 5% der Gesamtforderungen in dieser Periode festlegen.
2. Fälligkeitsmethode
Die Fälligkeitsmethode ist eine Möglichkeit, mit der festgestellt wird, wie viel von den Forderungen eines Unternehmens überfällig sind. Bei dieser Methode werden die unbezahlten Rechnungen eines jeden Kunden nach Rechnungsdatum in vier Spalten sortiert:
- In der ersten Spalte werden die Rechnungsbeträge aufgeführt, die 0-30 Tage überfällig sind.
- In der zweiten Spalte werden die Rechnungsbeträge aufgeführt, die 31-60 Tage überfällig sind
- Die nächste Spalte sollte Rechnungen enthalten, die 61-90 Tage überfällig sind.
- In der letzten Spalte sind die Rechnungsbeträge aufgeführt, die 91-120 Tage überfällig sind.
Angenommen, ein Unternehmen hat Forderungen in Höhe von 300.000$. Davon fallen 120.000$ in den Bereich 0-30 Tage, 95.000$ in die Kategorie 31-60 Tage, 55.000 $ in den Bereich 61-90 Tage und die restlichen 30.000$ in den Bereich 90-120 Tage.
Auf der Grundlage historischer Erfahrungen wendet der Buchhalter des Unternehmens einen geschätzten Prozentsatz von 4% für zweifelhafte Forderungen in der Kategorie 0-30 Tage an, einen Satz von 7% in der Kategorie 31-60 Tage, einen Satz von 15% in der Kategorie 61-90 Tage und einen Satz von 20% in der Kategorie 91-120 Tage.
Die folgende Formel könnte verwendet werden, um den Betrag der zweifelhaften Forderungen für jeden Bereich zu bestimmen:
Berechnet man die zweifelhaften Forderungen für den Bereich 0-30, erhält man
4/100 x $120,000 = $4,800
Die zweifelhaften Forderungen für den Bereich 0-30 betragen also 4.800$. Ähnlich,
- 6.650$ an zweifelhaften Forderungen fallen in den Bereich 31-60 Tage
- Im Bereich 61-90 betragen die zweifelhaften Forderungen 8.250$ und
- 6.000$ Schulden im Bereich 91-120
Die Anwendung der Fälligkeitsmethode führt zu einem geschätzten Betrag von 25.700$ für zweifelhafte Forderungen.
3. Risikobewertung
Eine weitere Methode zur Ermittlung zweifelhafter Forderungen ist die Risikobewertung. Sie ist ausdrücklich für Unternehmen gedacht, die mit einer kleinen Anzahl von Kunden zu tun haben und diese einzeln bewerten, um das Risiko zu bestimmen. Die Kunden werden in drei Risikokategorien eingeteilt: hoch, mittel und niedrig. Je nach Risikograd wird jeder Gruppe ein Prozentsatz der zweifelhaften Forderungen zugewiesen. Die prognostizierte Toleranz wird durch Multiplikation dieser Prozentsätze mit dem Gesamtumsatz jeder Kategorie berechnet.
Ein Beispiel: Christine arbeitet als Buchhalterin in einem Unternehmen und möchte sechs ihrer langjährigen Kunden - A, B, C, D, E und F - nach dem von ihnen ausgehenden Risiko eingrenzen. Bei der Durchsicht historischer Daten fand sie heraus, dass:
- Etwa 5% der Forderungen gegen Kunde A wurden in zweifelhafte Forderungen umgewandelt.
- Etwa 8% der Forderungen gegen B wurden in zweifelhafte Forderungen umgewandelt.
- C hat etwa 3% seiner Forderungen umgewandelt
- Die Umwandlungsquote für zweifelhafte Forderungen bei D liegt bei etwa 15%.
- Die Umschuldungsrate für E beträgt etwa 12%.
- Etwa 9% der Forderungen gegen F wurden in zweifelhafte Forderungen umgewandelt.
Christine kann nun die sechs Kunden in drei verschiedene Risikokategorien einteilen, basierend auf der geschätzten Umschuldungsrate jedes Kunden.
HOCH: (10% ODER MEHR) D und E
MITTEL: (6% BIS 9%) B und F
NIEDRIG: (1% BIS 5%) A und C
Die Schätzung für zweifelhafte Forderungen könnte nun wie folgt berechnet werden. Nehmen wir an, dass von all diesen Kunden 100.000$ eingezogen werden sollen. Auf der Grundlage dieser Risikobewertung könntest du vorhersagen, wie viel davon zu zweifelhaften Forderungen werden wird. Nach der Berechnung erhältst du folgendes Ergebnis:
- Bei Kunden mit geringem Risiko kann mit einem geschätzten Verlust von etwa 1.000 bis 5.000$ als zweifelhafte Forderung gerechnet werden.
- Bei Kunden der mittleren Risikokategorie kann ein Verlust von 6.000 bis 9.000 Dollar als zweifelhafte Forderung prognostiziert werden.
- Bei Kunden mit hohem Risiko liegt der Verlust durch zweifelhaften Forderungen bei 10.000$ oder mehr.
Diese Methode wird für Unternehmen nicht empfohlen, da es schwierig ist, neu hinzukommende Kunden einer bestimmten Risikokategorie zuzuordnen. Je weniger Kunden es gibt, desto effektiver ist dieses Verfahren.
Was kannst du tun, um die Zahl der zweifelhaften Forderungen zu minimieren?
Da du nun weißt, wie sich zweifelhafte Forderungen auf dein Unternehmen auswirken, solltest du auch wissen, wie du sie reduzieren kannst. Im Folgenden wird beschrieben was du unternhmen kannst.
Finanzielle "Gesundheitsprüfung" deiner Kunden
Eine gründliche Untersuchung der Finanzkennzahlen deiner Kunden, wie Liquidität, Solvenz, Rentabilität und betriebliche Effizienz, hilft bei der Vorhersage ihrer langfristigen wirtschaftlichen Tragfähigkeit. Wenn du eine Bonitätsprüfung deiner potenziellen Kunden durchführst, kannst du sicher sein, dass du es mit zuverlässigen Kunden zu tun hast. Eine monatliche Bonitätsprüfung deiner derzeitigen Kunden könnte von Vorteil sein.
Es ist auch wichtig, gute Beziehungen zu deinen Kunden aufzubauen, damit du Zahlungen effizient einfordern kannst. In diesem Fall könnte dein Vertriebsteam eine Schlüsselrolle beim Aufbau einer positiven Beziehung spielen.
Automatisiere deine Debitorenprozesse
Eine zuverlässige Lösung für die Debitorenbuchhaltung hilft dir nicht nur dabei, zweifelhafte Forderungen genau vorherzusagen und zu verfolgen, sondern bietet auch statistische Daten, die dir zeigen, wie viele zweifelhafte Forderungen du ohne finanziellen Verlust verkraften kannst. Um mit verspäteten Zahlungen umgehen zu können, musst du über geeignete Prozesse und Richtlinien verfügen. Es ist für deine Kunden einfacher, pünktlich zu zahlen, wenn du Online-Zahlungen zulässt und Rechnungen und Mahnungen zeitnah zustellst. Wenn du auf säumige Zahler triffst, solltest du sicherstellen, dass du einen Mechanismus hast, um mit solchen Fällen umzugehen, ohne zu viele Ressourcen zu verschwenden.
Fazit
Zweifelhafte Forderungen, auch wenn sie weniger zahlreich sind, können sich als schädlich erweisen, da sie aufgrund ihrer Unbeständigkeit die Außenstände beeinflussen können. Dies zu bewältigen, ist eine schwierige Herausforderung.
Mit einer zuverlässigen Debitorenmanagement-Lösung erhältst du ein gründliches Verständnis deiner Kunden, welches ausreicht, um voherzusagen, ob zweifelhafte Forderungen enstehen werden. Außerdem erhälst du eine gut abgestimmte Strategie zur Strukturierung und Gewährleistung eines reibungslosen Cashflows.
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