Intelligente Automatisierung des Debitorenmanagements

Was du lernen wirst:

• Um Datensilos zu vermeiden und die Effizienz des Unternehmens zu verbessern, verwenden Unternehmen integrierbare Softwaresysteme.
• Die Mitarbeitenden ersparen sich mühsame manuelle Aufgaben, indem sie ihre Arbeitsabläufe automatisieren.
  

Order-to-Cash (O2C oder OTC) bezieht sich auf alle Prozesse und Arbeitsabläufe, die mit dem Abschluss einer Verkaufstransaktion und dem Erhalt der Zahlung dafür verbunden sind. Der Prozess umfasst mehrere Schritte, darunter die Auftragserteilung, die Auftragsabwicklung, die Rechnungsstellung, das Forderungs- und Reklamationsmanagement und das Zahlungseingangsmanagement. Unternehmen, vor allem mittelständische, neigen dazu, ihren Order-to-Cash-Prozess manuell abzuwickeln. Mit automatisierten Lösungen kann jedoch ein großer Teil dieses Prozesses in erheblichem Maße optimiert werden. Weltweit haben Unternehmen, die ihre Finanzprozesse automatisiert haben, einen deutlichen Anstieg des Cashflows, der wiederkehrenden Einnahmen und der Kundenzufriedenheit beobachtet.

Wege zur Optimierung des Order-to-Cash-Prozesses

Der herkömmliche Order-to-Cash-Prozess verwendet manuelle Methoden zur Abwicklung der Arbeitsabläufe. Manuelle Verfahren mögen zwar gut funktionieren, solange dein Kundenstamm noch klein ist, aber wenn dein Unternehmen wächst, wird es für deine Experten schwierig, die wachsende Komplexität des Order-to-Cash-Prozesses allein mit klassischen Methoden zu bewältigen.
Wir wollen einen Blick darauf werfen, wie wir den Order-to-Cash-Prozess optimieren können, um den Cashflow zu stärken, das Kundenerlebnis zu verbessern und es deinen Mitarbeitenden zu ermöglichen, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

Digitale Transformation

Automatisierung der Arbeitsabläufe

Die Digitalisierung von Prozessen ist das neue "Normal" und eine Notwendigkeit für Unternehmen, um zu überleben und zu wachsen. Die Unternehmen setzen technologische Lösungen ein, um ihre Effizienz zu steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Mit Hilfe der Automatisierung sind sie in der Lage, ihre Prozesse zu rationalisieren und manuelle Eingriffe weitgehend zu eliminieren. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Prozesse standardisieren

Je größer das Team ist, desto wichtiger ist ein strukturierter Arbeitsablauf. Eine konsistente Kommunikation unter Verwendung gut etablierter Prozesse und definierter Richtlinien reduziert Silos und sorgt für reibungslose Abläufe. Die Dokumentation von Aufgaben und Aktionen zusammen mit einem gut aufbereiteten Datenarchiv der verknüpften Daten kann Analyse-Maßnahmen unterstützen und die Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessern.
Oft verwenden verschiedene Abteilungen unterschiedliche Systeme für die Kundenverwaltung, was es den Mitarbeitern erschwert, an einem Ort und in einem Format auf die Daten zuzugreifen und sie zusammenzustellen. Solche Hürden verstärken Datensilos und beeinträchtigen die Effizienz des Unternehmens. Verwende Applikationen und Softwarelösungen, die sich miteinander integrieren lassen, um allen Beteiligten einen einfachen und schnellen Datenzugriff zu ermöglichen.

Sicherstellung der Datenkonsistenz und -genauigkeit mit zentralem Datenspeicher

Mit der Automatisierung können Unternehmen auch einen zentralen Datenspeicher einrichten und die Daten für Mitarbeitende mit den erforderlichen Berechtigungen zugänglich machen. So können alle berechtigten Mitarbeitenden zu jedem beliebigen Zeitpunkt auf die Daten zugreifen. Da die Dateneingabe und -extraktion vollständig automatisiert ist, sinkt die Wahrscheinlichkeit von fehlerhaften, redundanten oder fehlenden Daten auf Null.
Teams, die unterschiedliche Systeme für die Kundenverwaltung nutzen, können über eine zentrale Datenverwaltung sicherstellen, dass ihre Daten jederzeit auf dem neuesten Stand sind. Über automatische Benachrichtigungen können die Mitarbeitende über alle Datenaktualisierungen informiert werden.

Optimierung des Kundendienstes

Vermeide automatische Antwortsysteme

Viele Unternehmen neigen dazu, Kosten zu sparen, indem sie ihren Kundendienst automatisieren. Das mag helfen, Geld zu sparen, kann aber die Kundenbeziehungen gefährden. Chatbots oder IVR (Interactive Voice Response) können bei der Beantwortung von einfachen Abfragen wie Rechnungen, Fälligkeitsterminen, Kreditwürdigkeit usw. helfen. Obwohl solche automatisierten Nachrichtenübermittlungen rund um die Uhr zur Verfügung stehen können, sind sie bei der Beantwortung anspruchsvoller Abfragen nicht effizient. Bei jeder höherwertigen Abfrage wird der Kunde an einen Vertreter weitergeleitet, was zu mehreren Iterationen bei der Lösung führt. Der Einsatz von Chatbots oder IVR kann die Kunden auch abschrecken, wenn sie keine aussagekräftige Antwort bzw. Lösung aus diesem Gespräch erhalten.
Ein personalisierter Ansatz kann den Unternehmen jedoch helfen, Kunden zu binden und gleichzeitig schneller Forderungen einzutreiben. Dieser Prozess kann die Kosten erheblich erhöhen, aber bei Kunden mit einem hohem Außenstand ist es äußerst wichtig, die Probleme so schnell wie möglich zu lösen, bevor das Kundenkonto überfällig wird.

Automatisierung der Kundenaufnahme

Die Bewertung des Kreditrisikos kann viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn sie manuell erfolgt. Außerdem besteht die Gefahr, dass risikoreichen Kunden höhere Kreditlimits eingeräumt werden und potenziell risikoarme Kunden aufgrund fehlender oder falscher Dateneinträge verloren werden. Für eine schnellere und genauere Bonitätsprüfung ist es daher ratsam, den gesamten Prozess des Kreditrisikomanagements zu automatisieren, einschließlich der Datenaggregation durch Drittquellen, der risikobasierten Limitvergabe und der Kundenaufnahme.

Die Vorteile einer Modernisierung des Order-to-Cash-Prozesses

Der Order-to-Cash-Prozess ist bekanntlich ein wichtiger Faktor für den Cashflow und die Gesamteinnahmen eines Unternehmens. Unternehmen sollten sich auf die Verbesserung ihres Order-to-Cash-Prozesses konzentrieren, um ihren Cashflow zu optimieren.
Die jüngsten technologischen Fortschritte in der Debitorenverwaltung können Unternehmen dabei helfen, ihre Effizienz im O2C-Prozess zu verbessern und den Cashflow zu steigern. In diesem Abschnitt befassen wir uns mit den Vorteilen, die sich aus der Umgestaltung der Order-to-Cash-Prozesse mit Hilfe neuester Technologien ergeben.

Datenverfügbarkeit in Echtzeit

Die zentrale Datenverwaltung ermöglicht es den Mitarbeitenden, jederzeit auf die benötigten Daten zuzugreifen. Ein Benachrichtigungssystem zum Auslösen von Datenaktualisierungen sorgt zusätzlich dafür, dass die Datensätze korrekt gepflegt werden. Du kannst auch mehrere Systeme integrieren, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten. So lässt sich beispielsweise das Auftragsverwaltungssystem über ERPs problemlos in das Warenwirtschaftssystem integrieren, um sicherzustellen, dass alle Daten in Echtzeit korrekt sind.
Darüber hinaus können Unternehmen ihr Fakturierungssystem automatisieren, um Auftragsdetails abzurufen, die Kreditlimits zu prüfen, optimale Zahlungsbedingungen festzulegen und Rechnungen zu versenden.

Standardisierte Systeme

Nahtlose Systemintegrationen für Unternehmen, in denen die Teams mit verschiedenen Systemen für die Kundenverwaltung arbeiten, ermöglichen eine einfache Datenmigration und beseitigen isolierte Arbeitsabläufe. Auf alle Aktionen und Daten kann per Mausklick zugegriffen werden, um sie zu gruppieren und in Form von Berichten zu analysieren bzw. zu prüfen.
Angesichts der Komplexität des gesamten Order-to-Cash-Prozesses kann ein standardisiertes Betriebsmodell alle Teilprozesse optimieren: Rechnungserstellung und -zustellung, Forderungseinzug, Zahlungsabwicklung und -abgleich.

Kundenzufriedenheit

Die zufriedenstellende Beantwortung von Kundenanfragen ist der Schlüssel zur Loyalität und zum Erhalt fristgerechter Zahlungen. Unternehmen, bei denen der Kunde im Mittelpunkt steht, haben damit begonnen, ihre Auftragsabwicklungsstruktur zu überarbeiten, um das Kundenerlebnis mit Funktionen wie mehreren digitalen Zahlungsoptionen, Selbstbedienungsportalen, elektronischen Rechnungen usw. zu verbessern.

Bessere Nachverfolgung und Transparenz

Mit einem standardisierten Prozess und einem automatisierten Dashboard können deine Experten risikobehaftete Kunden identifizieren und das Notwendige tun, um die Forderungen einzutreiben, bevor sie überfällig werden. Da alles nachverfolgt und aufgezeichnet wird, können die wichtigsten Beteiligten jederzeit den Status ihrer Forderungen und andere Prozessvorgänge leicht einsehen.

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